報價單最容易漏掉什麼？一份送出前的欄位與金額檢查表
從雙方資料、有效期限、品項、稅別到付款與交付條件，整理一份實際送出報價單前可逐項核對的清單，並用同一組數字比較含稅與未稅算法。
標題裡的「最容易漏」不是一份使用者調查排名，而是我在設計通用報價流程時，整理出的送出前檢查項目。不同產業與專案需要的文件不一樣，這份清單適合拿來查漏，不是法律、會計或稅務判定。
第一層：這是誰報給誰
最基本的雙方資料常常因為「彼此都知道」而被省略，但檔案轉寄、交接或過了一段時間後，就很難只靠上下文辨認。
送出前至少確認：
- 報價人或公司名稱。
- 統一編號；沒有或不適用時才留白。
- 客戶名稱與統一編號。
- 可以讓對方回覆的 Email 或電話。
如果同一家公司有多個窗口，也可以在備註寫清楚專案聯絡人。這些欄位不會讓報價本身更漂亮，卻會讓後續確認與歸檔容易很多。
第二層：這是哪一份報價
同一個客戶可能在幾天內收到不同版本，因此需要可追蹤的報價單號、報價日期與有效期限。必要時再補專案名稱或版本，例如 Q-20260831-001、網站改版 V2。
有效期限不是裝飾。材料、外包或排程成本可能改變，如果沒有期限，雙方容易對幾週前的數字是否仍有效產生不同理解。
第三層：到底提供什麼
每個品項至少要能對上名稱、數量、單位與單價。像「設計一式」雖然填得快，但如果實際包含三個頁面、兩輪修改與不同交付檔案，最好拆在品項或備註裡。
可以問自己幾個問題：
- 數量是頁、張、時、月，還是一整個專案？
- 單價是否已包含必要的修改與交付格式？
- 不在範圍內的工作，之後怎麼報價？
- 對方能不能只看這份文件，就知道會收到什麼？
第四層：價格到底含不含稅
以下用同一組品項比較兩種常見輸入方式：
- 網站首頁設計：1 × 18,000 元。
- 響應式版面調整：3 × 3,500 元。
- 品項合計：28,500 元。
價格已含稅
若 28,500 元是已談定的含稅總價，依 5% 情境拆分：
- 未稅銷售額：28,500 ÷ 1.05，四捨五入為 27,143 元。
- 稅額：28,500 − 27,143＝1,357 元。
- 含稅總計仍是 28,500 元。
未稅另加 5%
若 28,500 元是未稅小計：
- 未稅小計：28,500 元。
- 稅額：28,500 × 5%，四捨五入為 1,425 元。
- 含稅總計：29,925 元。
這兩種算法都可能在表面看到「5%」，結果卻不同，因為第一種是在固定總價中拆出稅額，第二種是在未稅價格上另外加稅。報價單上一定要明確標示採用哪一種。
ToolNeko 報價單產生器的 5% 選項只做數字拆分，不會判斷你的營業身分、交易是否屬於應稅、零稅率或免稅。品項金額與稅額以新台幣元四捨五入，逐項計算和整張合計也可能因四捨五入出現 1 元差異；正式開立文件與申報仍應依實際規定處理。
第五層：價格以外的交易條件
報價總額談好，不代表雙方已經同意整個合作方式。依專案需要，至少確認：
- 訂金、尾款與付款時間。
- 工作何時開始、預計何時交付。
- 驗收方式與包含的修改範圍。
- 超出原範圍時怎麼估價與確認。
- 著作權或使用權如何處理。
- 保固、取消與延期條件。
這些內容不一定全部塞進品項表格，可以放在備註或另附契約。重點是不要讓「價格」成為文件裡唯一說清楚的事。
報價單不是發票，也不一定是完整契約
報價單主要用來說明品項、價格與交易條件。它不是統一發票，也不能保證單獨涵蓋一份完整契約所需的權利義務。
工程、採購、政府標案或其他有特殊規範的交易，通常還需要更完整的工料、驗收、保固與契約文件。通用產生器可以先整理草稿，但不應把簡化版面誤認成所有產業都適用的正式文件。
送出前最後核對
- 雙方名稱、統編與聯絡方式。
- 報價單號、日期與有效期限。
- 品項、數量、單位與單價。
- 含稅／未稅標示、稅額與總計。
- 付款、交付、驗收與追加條件。
- PDF 或文字版的實際預覽，包含換頁與中文字是否正常。
完成後可以用報價單產生器整理並列印 PDF；如果還在決定售價，可先用毛利率計算比較成本與目標毛利，中文大寫金額則可交給數字大寫轉換。
稅額計算參考
官方資料說明一般稅額計算常見 5% 稅率與含稅總額拆分公式；是否適用仍應依交易、身分與最新規定確認。若你發現工具的試算與範例對不上，請從聯絡頁附上品項、稅別與預期結果回報。